FAQ sui Sistemi di gestione per la Qualità

1. Che cos'è un organismo di certificazione

E' un ente indipendente incaricato di verificare la rispondenza di un'entità (sistema qualità, sistema di gestione ambientale, prodotti, processi) a una norma di riferimento.
Nell'ambito dei Sistemi Qualità, la verifica è volta a valutare la conformità dei documenti di pianificazione della Qualità (Manuale Qualità, Procedure, Istruzioni, Modulistica di supporto ecc.) alle Norme UNI EN ISO 9001/2/3 (Istruttoria), la loro applicazione e il livello di efficacia del Sistema rispetto ad obiettivi prestabiliti.

2. Come avviene il processo di certificazione?

La verifica comporta un esame della documentazione aziendale (fase istruttoria), dove viene valutata la conformità dei documenti descrittivi del sistema qualità (Manuale Qualità, Procedure) alla norma cui il Sistema Qualità è riferito, seguito da una visita ispettiva presso l'azienda, dove i valutatori verificano se le attività svolte per la qualità ed i risultati ottenuti sono in accordo con quanto pianificato, e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi prestabiliti.

3. Con quali funzioni aziendali gli auditors dell'OdC comunicheranno all'interno dell'organizzazione?

In riferimento ai diversi momenti in cui si svolge una Verifica Ispettiva, diverse sono le funzioni e le esigenze di comunicazione con le stesse.

All'apertura della Verifica Ispettiva (Riunione di apertura), i Valutatori dovranno comunicare con i Responsabili dell'Organizzazione, al fine di:

• presentare i componenti del gruppo di verifica dell'organizzazione valutata;
• esaminare l'estensione e gli obiettivi della verifica ispettiva;
• fornire un breve sommario delle modalità e delle procedure da utilizzare per l'esecuzione della verifica ispettiva;
• stabilire linee di comunicazione tra il gruppo di verifica e l'organizzazione valutata;
• avere conferma che le risorse e i mezzi necessari al gruppo di verifica siano disponibili;
• confermare l'orario e la durata della riunione di chiusura e di ogni altra riunione intermedia tra il gruppo di verifica e l'alta direzione dell'organizzazione valutata;
• precisare qualsiasi dettaglio non chiaro del piano di verifica ispettiva.

Nel corso della Verifica Ispettiva, i Valutatori dovranno poter comunicare con tutto il personale che svolge attività aventi influenza sulla qualità dei prodotti/servizi, i cui processi rientrano nel campo di applicazione del Sistema Qualità aziendale.

Alla chiusura della Verifica Ispettiva (Riunione di chiusura), i Valutatori, prima di redigere il rapporto finale, devono tenere una riunione con l'alta direzione della organizzazione valutata e con i responsabili delle funzioni interessate, al fine di presentare le osservazioni della verifica ispettiva in maniera tale da garantire che i risultati della verifica siano chiaramente compresi.

Il responsabile del gruppo di verifica ispettiva dovrebbe esporre le conclusioni in merito all'efficacia del sistema qualità nel garantire il conseguimento degli obiettivi.

4. Quanto costa la certificazione ISO 9000?

Il costo dipende da una varietà di fattori quali: dimensioni aziendali, numero e complessità delle attività per i quali si richiede la certificazione, stato del Sistema Organizzativo in essere, livello di formazione del personale rispetto le tematiche inerenti la qualità, livello di formalizzazione dei processi aziendali.

5. La certificazione deve essere rinnovata?

Si, una volta ottenuto il certificato di conformità alla Norma UNI EN ISO 9001/2/3, l'organizzazione è sottoposta a Verifiche ispettive di sorveglianza (annuali o semestrali) nel triennio seguente. Al termine del triennio sarà inoltre condotta una Verifica di rinnovo del Certificato.

6. Possono gli OdC eseguire audit sull'edizione draft prima che vengano pubblicati le versioni definitive?

Nel corso di una Verifica Ispettiva, i Valutatori incaricati da un organismo di Certificazione possono valutare la conformità del Sistema Qualità a quanto indicato nel draft ISO 9001:2000, in riferimento ad eventuali accordi in essere tra l'Organismo e l'organizzazione valutanda. Tali valutazioni non possono comunque concorrere alla valutazione di conformità del Sistema, alla Norma oggi applicabile (UNI EN ISO 9001/2/3).

7. Quali saranno i tempi per la transizione alla ISO 9001:2000?

EA/IAF hanno stabilito un periodo di transizione di 3 anni dalla data di emissione ufficiale della Norma ISO 9001:2000.

NOTA BENE: vale la data di emissione della Norma ISO, non quella delle traduzioni nazionali (es. UNI EN ISO ecc.).

Nei 3 anni indicati potranno essere emessi sia certificati ISO 9000:94, sia ISO 9001:2000.

Al primo giorno del 4° anno dovranno esistere solo certificati "2000".

8. Con riferimento allo schema QS 9000, il Business Plan deve essere un documento controllato?, può essere auditato dall'Ispettore dell'Odc?

Per quanto riguarda il primo aspetto, relativo alla possibilità di sottoporre a verifica il Business Plan, possiamo confermare che il Punto 4.1.4 delle regole QS 9000 (Third Edition), chiede che il B.P. sia gestito quale documento controllato. Ricordiamo tuttavia che lo stesso requisito specifica che il contenuto del documento non è auditabile.

9. L'Ispettore dell'Odc può chiedere che le attività della Direzione siano sottoposte a verifica ispettiva interna?

Per quanto riguarda l'opportunità di sottoporre a verifica ispettiva interna anche le attività rientranti nella Responsabilità della Direzione, il problema dovrebbe essere così inquadrato. Innanzi tutto non riteniamo sia possibile sottoporre a verifica ispettiva interna le decisioni del vertice aziendale. Potrebbero invece essere auditate le "modalità operative" connesse alle attività previste nell'ambito della Responsabilità della Direzione.

Come conseguenza diretta di quanto sopra specificato, si ritiene poco probabile che questo tipo di verifica ispettiva interna possa essere svolta nel caso di realtà piccole dove tutte le responsabilità fanno capo ad un'unica persona, rendendo così inevitabile il ricorso ad uno specialista esterno, cosa peraltro non sempre condivisibile.

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