Contenuti e caratteri della Business Simulation

GESTIAMO L' AZIENDA è un corso di formazione in e-learning che utilizza la metodologia della Practice Simulation applicata alla gestione aziendale.
La simulazione riguarda la gestione ordinaria di una azienda già attiva, operante sul mercato nel settore della tecnologia avanzata. Ai partecipanti è attribuito il ruolo di manager interinali, con la competenza e l'onere di pianificare strategicamente l'attività dell'azienda stessa, per un arco di tempo di cinque anni, e l'impegno a realizzare le strategie prescelte, assumendo le decisioni più opportune periodo per periodo.

Alla simulazione partecipano più aziende, una per ogni team manageriale, che realizzano lo stesso prodotto di base. Le aziende entrano in competizione fra di loro, su un mercato virtuale, attraverso strategie sia commerciali, di promozione delle vendite, sia di produzione, ossia di miglioramento della qualità del prodotto base, che può essere arricchito di funzioni originali attraverso scelte di investimento in ricerca e sviluppo.
Scopo primario da perseguire, da parte dei manager di ogni singola azienda, è il raggiungimento del massimo profitto unitamente alla più alta quota di mercato. Ad esso si accompagnano, non meno importanti, gli obiettivi della soddisfazione della clientela, del morale alto del personale dipendente e della soddisfazione degli azionisti
A tutti questi obiettivi, orientati ai risultati a cui guardano i soggetti coinvolti nella catena del valore dell'azienda, si aggiunge quello, non meno importante, di lasciare la stessa al team dirigenziale che subentrerà alla fine del quinto periodo in buone condizioni economico-finanziarie . Tali condizioni verranno valutate considerando la capacità produttiva dell'azienda in rapporto alla domanda di mercato, la sua liquidità, la consistenza delle sue riserve, il margine positivo fra crediti e debiti commerciali, il completamento di progetti di ricerca e sviluppo.
Ai manager in formazione vengono quindi proposti tutti i tipi di obiettivo perseguiti, di norma, in una azienda societaria di media/grande dimensione, compresi quelli della qualità. Questa impostazione rimarca, a mio parere, l'approccio gestionale del Corso e ne rappresenta uno degli aspetti di maggiore interesse dal punto di vista didattico.

I TEMPI : FASI E SCADENZE

Il Corso si articola in tre fasi.
La prima, di prova, prevede la simulazione di un solo periodo decisionale ed è finalizzata unicamente a familiarizzare con le regole di gestione, il manuale, i moduli per l'invio delle decisioni, i form con i risultati elaborati dal mercato virtuale e i diversi strumenti di comunicazione con il tutor del Corso e con gli altri team partecipanti : report, e-mail, chat, forum.
La seconda comprende cinque periodi decisionali della durata, ciascuno, di una settimana e costituisce la fase di apprendimento.
La simulazione di questa fase prende l'avvio da una starting situation, comprendente dati aziendali e dati di mercato, unica per tutte le aziende. Nell'arco dei cinque periodi di gestione le situazioni si differenzieranno, in base alle decisioni di periodo e alle risposte del mercato.
La durata di questa fase, di cinque periodi, lascia spazio a qualcosa in più della semplice gestione ordinaria. In un arco di tempo di questa ampiezza è infatti possibile avviare strategie di medio periodo, riuscendo a verificarne i risultati, rimediare a scelte errate, affrontare imprevisti.
Il verificarsi di imprevisti è un altro momento particolarmente interessante della simulazione, sempre dal punto di vista didattico. L'arrivo di un concorrente straniero, come si è verificato nel nostro caso, che si è inserito nel mercato nel quarto periodo con un prezzo concorrenziale, conquistando una quota significativa dello stesso, costringe a rimettere brutalmente in discussione le strategie perseguite fino a quel momento.
Dal punto di vista della finalità formativa del Corso l'imprevisto, oltre ad aggiungere realismo alla situazione, contribuisce a mantenere vivace la partecipazione, in quanto rende meno prevedibile l'esito finale della competizione.
In questa fase, in cui si concentrano l'apprendimento e la formazione, acquista particolare rilievo il ruolo del tutor.
La terza fase, quella finale, si svolge nell'arco di una mattinata, con tre periodi decisionali della durata, ciascuno, di 45 minuti.
In quest'ultima fase, sempre assistita dal tutor, viene utilizzata una starting situation del tutto nuova, il che consente di considerarla una sorta di verifica di quanto è stato appreso nella fase formativa precedente, per quanto riguarda metodo e logiche gestionali, a prescindere dalla specificità della situazione.

LA PRESENZA DEL TUTOR

Il Tutor ha un ruolo di assoluto rilievo nello svolgimento della simulazione.
Il suo contributo più importante, sempre dal punto di vista didattico, è costituito dai report che fa pervenire al team manageriale dopo l'elaborazione dei risultati di ogni periodo decisionale. In ogni report il tutor commenta, in dettaglio, i risultati del periodo, rimarcandone sia i lati positivi sia i negativi. Si tratta di un commento critico e propositivo nello stesso tempo, con suggerimenti e spunti di riflessione in funzione delle scelte successive.
Oltre a questo, per tutta la durata del Corso il tutor fornisce assistenza ai team attraverso i diversi mezzi di comunicazione appositamente attivati, di tipo personale, come l' e-mail, o collettivo, come forum e chat.
Gli interventi del tutor possono essere in risposta a precise richieste dei partecipanti oppure di sua iniziativa, come nel caso di invio, ai team, di materiale di lavoro, o di lettura, utile alla simulazione.

LA REDAZIONE DI UN BUSINESS PLAN

In conclusione della seconda fase, coerentemente con l' ultimo degli obiettivi individuati alla partenza, è previsto che ai manager venga assegnato un compito aggiuntivo, ricollegabile alla cessazione della propria funzione e all'incarico di nuovi manager.
Nel nostro caso il compito assegnato è stato quello di redigere un Business Plan di "consegna " dell'azienda a nuovi manager.
Anche lo svolgimento di questo compito è stato assistito dal tutor. Ai team manageriali è stato fornito un fascicolo di Linee Guida alla sua stesura, comprendenti la definizione delle caratteristiche e degli obiettivi che il Business Plan avrebbe dovuto avere e un percorso guida per la sua redazione.
Trattandosi di un Business Plan di una azienda esistente, nella prima parte dovevano essere descritte la formula imprenditoriale e l'evoluzione della stessa nei cinque periodi appena trascorsi; nella seconda parte, sulla base di tali elementi, dovevano essere formulate ipotesi realistiche di sviluppo dell'attività nei successivi tre anni.
Le linee guida, con brevi testi e molte domande, tracciavano il percorso di realizzazione del Business Plan a partire dall'analisi dei punti di forza e debolezza fino ad arrivare al Piano Operativo, descritto per funzioni.
Il compito è risultato senz'altro impegnativo, ma ha rappresentato, per la classe e per i docenti, una occasione un po' speciale per lavorare su un Business Plan di ampliamento di una attività anziché di creazione di una nuova impresa. A scuola, infatti, si tende a lavorare prevalentemente su Business Plan del secondo tipo, preferibilmente di aziende di servizio, perché più semplici da realizzare : si parte da zero e si ipotizza il futuro senza particolari vincoli, se non quelli di un minimo di coerenza interna. Per redigere un Business Plan di una azienda attiva occorre disporre di una quantità significativa di dati coerenti, che permettano di sviluppare analisi corrette della gestione passata, delle esperienze positive e degli errori da non ripetere. Nell'ambito della simulazione i dati esistevano, erano conosciuti e ne erano note le dinamiche, per cui la situazione era ottimale per affrontare questa esperienza nuova..

L'ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO IN CLASSE

Le aree funzionali
Potendo scegliere fra il far partecipare un piccolo gruppo di 4-5 persone, come avviene normalmente nei Corsi per aziende, e coinvolgere tutta la classe (23 alunni), abbiamo optato per la seconda modalità, per cui abbiamo dovuto organizzare l'attività sulla falsariga di un modello aziendale
Abbiamo quindi formato sei gruppi, corrispondenti ad altrettante aree funzionali : produzione, vendite, risorse umane, finanza, ricerca e sviluppo, marketing (la separazione fra vendite e marketing è risultata, a posteriori, un po' una forzatura, ma è comunque servita a salvaguardare equilibri interni alla classe)
Per ogni area è stato individuato un responsabile, con piena autonomia di organizzazione del lavoro della stessa.
A due studenti è stato attribuito il ruolo di "assistenti" dell'amministratore unico (il docente) , con funzioni di coordinamento dei lavori e di mantenimento dei rapporti con il tutor.
Le riunioni di discussione e decisione
Essendo stabilito che le decisioni dovevano pervenire al tutor alla fine della settimana, nella mattinata del venerdì, è stato deciso di dedicare alla simulazione, ogni settimana, due momenti :
- il primo, di due ore, subito dopo aver ricevuto i risultati delle decisioni del periodo precedente. La maggior parte del tempo era utilizzata dai singoli gruppi (aree funzionali) per la lettura e la discussione dei risultati delle decisioni e del report di analisi del tutor. Verso la fine, all'incirca nell'ultima mezz'ora, quanto emerso nei gruppi veniva condiviso in una riunione collegiale. Il lavoro si chiudeva senza formulare proposte per il periodo successivo, tutto quanto detto veniva lasciato alla riflessione personale, in vista del secondo incontro dedicato alle decisioni
- il secondo, sempre di due ore, avveniva in laboratorio e doveva concludersi con la formulazione delle decisioni del periodo successivo. La disponibilità dei computer era necessaria, in questo passaggio, per effettuare simulazioni e utilizzare e-mail, forum e chat. Nella prima ora i gruppi lavoravano separati, mentre i due assistenti si facevano carico di un coordinamento minimo del lavoro passando da un gruppo all'altro, con un fac-simile di modulo decisionale alla mano, facendo domande, procurando informazioni da altri gruppi, contribuendo a guidare la discussione. Nella seconda ora si tiravano le conclusioni con una riunione collegiale.
In questo secondo momento, dedicato alle decisioni, una persona a turno era incaricata di tenere un verbale della discussione dove annotare, principalmente, le motivazioni che erano emerse a supporto delle singole scelte. Il lavoro di verbalizzazione, se pure non particolarmente puntuale, si è rivelato prezioso per la redazione del Business Plan finale.
La trasmissione delle decisioni era affidata ai due assistenti.

IL RUOLO DEL DOCENTE
Durante la simulazione il docente non ha un ruolo definito, ma ha un forte impegno di presenza e partecipazione attiva.
E' importantissimo, infatti, che intervenga nei momenti di incertezza, che contribuisca al coordinamento dei gruppi, fornisca spiegazioni, aiuti i ragazzi a riconoscere, in quel contesto per molti aspetti diverso, contenuti appresi durante le lezioni tradizionali, faccia con loro dei collegamenti fra argomenti diversi, suggerisca spunti di riflessione, tenga sotto controllo i tempi.……e forse l'elenco non è completo.
Dopo la conclusione del Corso in e-learning il docente tornerà ad assumere i suo ruolo tradizionale, quando si tratterà di riprendere l'esperienza per consolidarne i contenuti e valorizzarne la metodologia didattica.

IL LAVORO IN CLASSE DOPO LA FASE DI E-LEARNING

Il Corso fornisce una quantità di materiale interessante, che può essere utilizzato in classe in vari modi.
Innanzitutto il materiale prodotto o derivato dalla simulazione, che si presta ad essere usato per lavori di analisi.
Consideriamo le Situazioni dei cinque periodi, che contengono sia dati di mercato sia Bilanci (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Cash Flow).
Con riferimento ai dati di mercato, a fine simulazione ogni team riceve dal tutor uno studio di benchmarking su tutte le aziende che hanno partecipato alla competizione. Si tratta di un documento ricco di dati e di grafici e può rappresentare sicuramente, per gli studenti, un buon esempio di come elaborare e studiare dati di mercato
I dati di Bilancio, invece, potrebbero essere riletti con una analisi per indici. L'analisi completerebbe quella sviluppata dal tutor, in forma descrittiva, attraverso i report; i due tipi di analisi potrebbero anche venire confrontati per riconoscerne le concordanze.
Sempre a fine simulazione, insieme all'analisi di Benchmarking, il tutor mette a disposizione di ogni team tutti i Business Plan di tutte le aziende che hanno partecipato alla competizione. Anche questo è materiale molto interessante da vedere insieme alla classe. Fra l'altro, si tratta di Business Plan tutti diversi fra di loro ma costruiti sulla base di uno stesso percorso, quello indicato dalla Guida fornita dal tutor, e anche questo aspetto potrebbe essere oggetto di confronti molto costruttivi.
Un discorso a parte merita poi il tool di simulazione, in formato excel, che è stato consegnato al team, alla fine dell' intero Corso, insieme agli Attestati di Partecipazione.
Il tool si compone di quattro fogli di lavoro, uno di inserimento delle decisioni relative alle aree funzionali, gli altri tre di risultato, secondo lo stesso schema utilizzato durante la simulazione, se pure in un contesto non di competizione. Il file contiene anche numerosi commenti, che possono risultare molto utili per la discussione, in classe, degli scenari prodotti dalle più scelte di gestione via via simulate.

QUALCHE VALUTAZIONE SULLA ESPERIENZA APPENA CONCLUSA

……l'aspetto didattico/formativo
L'esperienza è stata molto positiva, in particolare dal punto di vista formativo.
La metodologia di business simulation si è dimostrata molto efficace, ai fini della formazione e dell'apprendimento, per la possibilità che offre di cogliere aspetti della gestione aziendale che non è possibile conoscere solo attraverso la descrizione, anche accurata, di un libro di testo.
Il primo fra tutti è quello della complessità. Il nostro insegnamento, orientato prevalentemente alla istruzione, fa riferimento, solitamente, a modelli semplificati della realtà aziendale. La complessità della situazione proposta dal Corso, intesa non come difficoltà ma come quantità di aspetti da gestire, ha permesso ai ragazzi, grazie alla contestualizzazione, di comprendere meglio molti contenuti, appresi in precedenza in modo magari un po' mnemonico. Spesso non si è trattato di un processo spontaneo, ma ha richiesto l'intervento tempestivo del docente per sottolineare, collegare, spiegare. Fatica peraltro destinata al successo, perché i ragazzi, durante la simulazione, sono particolarmente coinvolti e attenti, per cui si trovano nelle condizioni migliori per apprendere.
Altro aspetto interessante, sempre dal punto di vista metodologico/didattico, è rappresentato dalla dinamicità e variabilità della situazione. Dal nostro insegnamento tradizionale i nostri ragazzi ricevono prevalentemente delle certezze, anche perché spesso i contenuti fanno riferimento a norme di legge o a sistemi rigorosamente strutturati. In un contesto di simulazione di gestione aziendale regna un senso di incertezza, come è ovvio che sia, che viene sofferto anche emotivamente, perché si sa che tutto il lavoro fatto finirà su un mercato competitivo dove altri, nel frattempo, potrebbero aver fatto di meglio. La domanda ricorrente dei ragazzi, infatti, era : "prof, come dobbiamo fare?" e la risposta, in questo caso, era sempre, inevitabilmente : "non esiste un modo per avere risultati certi, riflettete, raccogliete informazione, datevi dei motivi poi decidete…….."
Da ultimo mi sentirei di valorizzare quello della precarietà dei risultati raggiunti, collegata alla continuità della gestione.
Durante la simulazione abbiamo avuto modo di sperimentare che nella vita di una azienda nessun risultato è mai definitivo. E' indispensabile un impegno continuo per rimediare a risultati non brillanti, ma serve altrettanto impegno per mantenere i risultati positivi.
Il Corso simula una competizione, come è giusto che sia perché questa è la caratteristica del mercato, e alla fine dei periodi di simulazione una delle aziende risulterà la migliore. Quello che è importante far cogliere ai ragazzi è che non si tratta di una azienda vincente contrapposta ad aziende perdenti, si tratta dell'azienda migliore sul mercato in quel momento, da studiare in una logica di benchmarking, magari valorizzando le risorse e i risultati positivi della propria azienda. Le aziende non prime devono quindi lavorare per individuare i loro punti di forza per recuperare terreno, così come veniva chiesto di fare nel Business Plan di consegna dell'azienda.

……l'aspetto relazionale

Come sempre succede con i lavori di gruppo, la simulazione è stata un'ottima occasione di sviluppo di rapporti interpersonali, anche fra docente e allievi
Importante l'esperienza di ruolo, in particolare dei capi gruppo, soprattutto per quel che riguarda la responsabilità di adempiere ai compiti assegnati all'interno di scadenze piuttosto strette, oltre che rigide.
Preziosa, a questo proposito, l'esperienza di quanto influisca sul lavoro del piccolo gruppo l'atteggiamento di impegno o di disimpegno del singolo. Lo stesso per quanto riguarda l'impegno di un'area funzionale in rapporto alla gestione nella sua globalità.
L'esperienza, dal mio punto di vista, è da valorizzare se si considera che normalmente uno studente lavora solo per se stesso e i risultati del suo lavoro riguardano lui solo. Le squadre, che si sono formate spontaneamente, non hanno avuto tutte lo stesso livello d'impegno, ma la responsabilità nei confronti dei compagni è servita da stimolo.

… il momento migliore per inserire il Corso

Per poter valorizzare al meglio le risorse che il Corso può offrire, in termini di esperienza e formazione, è necessario che i ragazzi che partecipano abbiano già studiato le aziende societarie, in particolare di tipo industriale, e abbiamo nozioni base di contabilità analitica. Le decisioni da prendere riguardano anche l'area finanziaria, con la presentazione dei risultati relativi in un prospetto di cash flow. Il prospetto è molto sintetico, non richiede obbligatoriamente la conoscenza del rendiconto finanziario.
Ai fini della simulazione è sufficiente distinguere chiaramente fra flussi finanziari e flussi economici e fra risultato della gestione reddituale e di quella finanziaria. La gestione finanziaria, che tocca sia la parte commerciale (dilazioni clienti/fornitori) sia i finanziamenti veri e propri, potrebbe anche essere affrontata al momento.
Quale sia il periodo migliore da scegliere nel corso dell'anno scolastico dipende dallo svolgimento del programma. Occorre comunque considerare che il Corso in e-learnig dura all'incirca due mesi e che concludendolo con un po' di anticipo rispetto alla fine dell'anno scolastico si potrebbe utilizzarne il materiale per un approfondimento in forma di case study".

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